Een budget dat in een lade belandt, is verloren werk. Zo maakt u van uw begroting een stuurinstrument voor het hele jaar.
In het najaar maken veel ondernemingen hun budget voor het volgende jaar. Dat gebeurt vaak met veel inspanning in een groot rekenblad, dat daarna tot het volgende najaar niet meer wordt geopend. Jammer, want een goed budget is geen voorspelling die moet uitkomen. Het is een referentie die u helpt om sneller te zien wanneer het anders loopt, en om op tijd bij te sturen.
Begin bij de drivers, niet bij "vorig jaar plus vijf procent"
De snelste manier om een budget te maken, is de cijfers van dit jaar nemen en er een percentage bij tellen. Het is ook de minst bruikbare. U weet daarna niet waarom een cijfer is wat het is, en dus ook niet wat u moet doen als het anders uitdraait.
Vertrek liever van de drivers: de paar factoren die uw resultaat werkelijk bepalen. Voor een dienstverlener zijn dat het aantal medewerkers, de factureerbare uren en het uurtarief. Voor een handelszaak het aantal klanten, de gemiddelde orderwaarde en de brutomarge. Voor een bouwbedrijf de orderportefeuille en de marge per project. Leg per driver één aanname vast en noteer waarop ze steunt. Zo kunt u er later over praten, en ze bijstellen.
Neem mee wat al vaststaat
Een deel van 2027 ligt vandaag al vast. Wie dat meteen verwerkt, maakt het budget realistischer en spaart werk:
- Lopende contracten: huur, leasing, licenties en onderhoudscontracten, met hun eigen indexering.
- Personeel: geplande aanwervingen en vertrekken, met de maand waarin ze ingaan.
- Investeringen: de afschrijvingen op wat u al heeft, en wat u in 2027 wilt aankopen.
- Financiering: de intresten en de aflossingsschema's van uw lopende kredieten.
Let bij de loonkost op de indexering. In veel paritaire comités worden de lonen op 1 januari geïndexeerd, in andere telkens wanneer de spilindex wordt overschreden. In zijn vooruitzichten van september verwachtte het Federaal Planbureau een gemiddelde inflatie van 3,4% in 2027. Werk met de regeling die in uw sector geldt, en niet met één vast percentage voor alle kosten.
Vertaal het naar een cashbudget
Een resultatenbudget vertelt u of u winst maakt. Het vertelt niet of u op elk moment genoeg cash heeft. Zet het budget daarom om naar een cashbudget per maand: wanneer klanten betalen, wanneer u leveranciers betaalt, en wanneer btw, voorafbetalingen, aflossingen en investeringen van de rekening gaan. Zo ziet u vooraf welke maanden krap worden, en kunt u op tijd met uw bank praten. Waarom dat verschil zo groot kan zijn, leest u in Winst is geen cash.
Werk met scenario's
Niemand weet hoe 2027 loopt. Een basisscenario, aangevuld met een voorzichtig en een ambitieus scenario, toont hoe gevoelig uw resultaat en uw cash zijn voor de belangrijkste drivers. Spreek ook vooraf af wat u doet als het voorzichtige scenario werkelijkheid wordt: welke kosten u uitstelt en welke aanwerving u pas doet als de omzet er is. Dan hoeft u die beslissing niet onder druk te nemen.
Een voorbeeld
Een dienstverlenende kmo met 12 consultants budgetteert 2027. Per consultant rekent ze op 1.400 factureerbare uren aan gemiddeld € 95 per uur. Dat geeft een omzet van ongeveer € 1,6 miljoen. Lonen en overige kosten samen komen op € 1,45 miljoen, zodat het budget een resultaat van ongeveer € 150.000 toont.
Dan de scenario's. Halen de consultants gemiddeld 1.300 uren in plaats van 1.400, dan daalt de omzet met ongeveer € 115.000. Omdat de kosten grotendeels vastliggen, zakt het resultaat naar zo'n € 35.000. Zeven procent minder uren kost dus driekwart van de winst. Omgekeerd levert een tarief van € 98 in plaats van € 95 bij hetzelfde aantal uren ruim € 50.000 extra op.
Die twee cijfers zeggen meer dan het hele rekenblad: de bezetting is de driver die elke maand opgevolgd moet worden, en een kleine tariefaanpassing weegt zwaarder dan ze lijkt.
Leg het elke maand naast de realiteit
Een budget krijgt pas waarde als u het gebruikt. Vergelijk elke maand de werkelijke cijfers met het budget, en focus op de verschillen die groot genoeg zijn om er iets mee te doen. Vraag bij elk groot verschil: welke driver liep anders, en is dat tijdelijk of blijvend?
Werk vanaf het voorjaar ook met een forecast: de werkelijke cijfers tot nu toe, aangevuld met een bijgestelde verwachting voor de rest van het jaar. Het budget blijft de referentie; de forecast toont waar u werkelijk uitkomt.
Bij SV Consultancy stellen we samen met u het budget en de cashprognose op en volgen we ze maandelijks mee op. Meer over planning en rapportering, of bekijk in het voorbeeld in SV Control hoe budget en werkelijkheid naast elkaar staan.
Dit artikel is algemene informatie en geen advies voor uw specifieke situatie.