Sinds Peppol verplicht is, komen facturen gestructureerd binnen. Dat is het beste vertrekpunt voor automatisering in jaren.
Sinds 1 januari 2026 moeten in België gevestigde btw-plichtigen hun onderlinge facturen als gestructureerde e-factuur uitwisselen, standaard via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat niet meer; er gelden enkele uitzonderingen, onder meer voor ondernemingen met enkel vrijgestelde handelingen. Voor de meeste ondernemingen voelde dat als een verplichting. Het is ook een kans: een gestructureerde factuur kan een machine lezen zonder te raden.
Begin bij volume en herhaling
Automatiseer eerst wat vaak terugkomt en weinig oordeel vraagt. In de meeste finance-afdelingen zijn dat drie processen:
- Aankoopfacturen coderen en inboeken: grootboekrekening, kostendrager, omschrijving.
- Bankverrichtingen afpunten tegen openstaande facturen.
- Maandrapportering: dezelfde tabellen en grafieken, elke maand opnieuw opgebouwd.
Orde in de basisgegevens
Automatisering versterkt wat er is, ook de fouten. Een opgeschoond rekeningstelsel, vaste kostendragers en correcte leveranciersgegevens zijn geen detail maar de voorwaarde. Wie dat overslaat, automatiseert de chaos.
AI stelt voor, regels beslissen
Een taalmodel is sterk in patronen herkennen: deze leverancier, deze omschrijving, dus deze rekening en dit project. Het is niet de juiste plaats voor btw of fiscale regels. Die legt u vast in vaste, controleerbare regels: tarief, medecontractant, intracommunautaire verwerving, aftrekbaarheid. Zo weet u altijd waarom een boeking is gebeurd.
Laat een mens meekijken
Een goed systeem boekt niet alles automatisch. Het kent drie uitkomsten: automatisch geboekt als alles klopt, klaargezet ter controle bij twijfel, en tegengehouden met de reden erbij. Het doel is niet nul menselijke tussenkomst, maar menselijke tussenkomst waar ze iets toevoegt.
Meet het resultaat
Houd twee cijfers bij: het aandeel facturen dat zonder correctie wordt geboekt, en de tijd per factuur. Zo ziet u waar het systeem leert en waar de regels nog scherper kunnen.
En daarna?
Vanaf 2028 volgt in België de e-rapportering: factuurgegevens gaan dan ook naar de overheid. Wie zijn factuurstroom nu al gestructureerd en gecontroleerd verwerkt, staat klaar.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk hoe wij aankoopfacturen automatiseren.
Dit artikel is algemene informatie. Laat de fiscale verwerking in uw onderneming nakijken door uw accountant of fiscalist.